Kā atzīmēt dokumentus pakalpojumā Sharepoint Office 365?

Vai meklējat veidu, kā kārtot savus dokumentus programmā SharePoint Office 365? Dokumentu marķēšana ir efektīvs veids, kā sakārtot dokumentus un atvieglot to atrašanu, kad tie ir nepieciešami. Šajā rakstā mēs apspriedīsim paraugprakses dokumentu marķēšanai programmā SharePoint Office 365 un to, kā sākt darbu. Lasiet tālāk, lai uzzinātu vairāk par šo vienkāršo, bet jaudīgo organizācijas rīku.

• Atveriet SharePoint bibliotēku, kurā ir dokumenti.
• Atlasiet dokumentu vai dokumentus, kurus vēlaties atzīmēt.
• Noklikšķiniet uz ikonas “Atzīmēt dokumentu”.
• Ierakstiet atzīmes, kuras vēlaties pievienot dokumentam.
• Noklikšķiniet uz pogas Saglabāt, lai saglabātu atzīmes.

Kā atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 ir efektīvs veids, kā racionalizēt dokumentu pārvaldību un nodrošināt, ka dokumentus ir viegli atrast un tiem piekļūt. Izmantojot pareizo marķēšanas stratēģiju, lietotāji var ātri meklēt un atrast vajadzīgos dokumentus ar minimālu piepūli. Šajā rakstā ir sniegts detalizēts pārskats par to, kā atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365.

Kas ir dokumentu marķēšana?

Dokumentu marķēšana ir process, kurā dokumentiem tiek piešķirti atslēgvārdi vai tagi, lai tos klasificētu un sakārtotu. Tagus parasti izmanto, lai aprakstītu dokumenta saturu, mērķi un auditoriju, tādējādi nodrošinot efektīvāku meklēšanu un izguvi. Tas var būt īpaši noderīgi organizācijām, kurām ir liels dokumentu skaits un kurām ir nepieciešams vienkāršs veids, kā tos sakārtot.

Dokumentu marķēšanas priekšrocības programmā SharePoint Office 365

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 var piedāvāt vairākas priekšrocības, piemēram:

• Labāka organizācija: dokumentu marķēšana ļauj lietotājiem ātri un viegli meklēt un izgūt vajadzīgos dokumentus.
• Uzlabota produktivitāte: padarot dokumentus vieglāk atrodamus, tas var samazināt laiku, kas pavadīts to meklēšanai.
• Uzlabota drošība: izmantojot pareizo marķēšanas stratēģiju, lietotāji var būt pārliecinātāki, ka sensitīvie dokumenti tiek droši glabāti.

Kā atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 ir vienkāršs process, ko var pabeigt, veicot dažas darbības. Tālāk ir sniegts detalizēts ceļvedis, kas palīdzēs sākt darbu.

Windows 10 noņem gaidošos atjauninājumus

• 1. darbība. Piesakieties savā SharePoint kontā.
• 2. darbība. Atveriet dokumentu bibliotēku, kurā vēlaties atzīmēt dokumentus.
• 3. darbība: atlasiet dokumentu, kuram vēlaties pievienot atzīmi.
• 4. darbība: lentes izvēlnē noklikšķiniet uz opcijas Atzīmes un piezīmes.
• 5. darbība. Ievadiet atzīmes, kuras vēlaties piešķirt dokumentam.
• 6. darbība. Noklikšķiniet uz Saglabāt, lai saglabātu atzīmes.
• 7. darbība. Atkārtojiet šīs darbības katram dokumentam, kuram vēlaties pievienot atzīmi.

Paraugprakse dokumentu marķēšanai programmā SharePoint Office 365

Atzīmējot dokumentus programmā SharePoint Office 365, ir svarīgi paturēt prātā tālāk norādīto paraugpraksi.

• Izveidojiet konsekventu marķēšanas sistēmu: izveidojiet standartizētu marķēšanas sistēmu, kas ir viegli saprotama un lietojama.
• Izmantojiet skaidrus un aprakstošus tagus: izmantojiet atzīmes, kas skaidri un precīzi apraksta dokumenta saturu, mērķi un auditoriju.
• Atjauniniet atzīmes: periodiski pārskatiet un atjauniniet atzīmes, lai nodrošinātu to atbilstību un precizitāti.
• Nodrošiniet pareizu drošību: nodrošiniet, lai tikai pilnvaroti lietotāji varētu piekļūt un rediģēt tagus.

Kā lietot tagus programmā SharePoint Office 365

Kad dokumenti ir marķēti, lietotāji var izmantot SharePoint Office 365 meklēšanas un filtrēšanas iespējas. Piemēram, lietotāji var izmantot opciju Filtrēt pēc tagiem, lai ātri atrastu dokumentus ar noteiktiem tagiem. Turklāt lietotāji var izmantot opciju Meklēt pēc tagiem, lai atrastu dokumentus, kuros ir noteikti atslēgvārdi vai frāzes.

Kā pārvaldīt tagus programmā SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 arī nodrošina lietotājiem iespēju pārvaldīt tagus un nodrošināt to sakārtotību un atjaunināšanu. Lai pārvaldītu tagus, lietotāji var izmantot lentes izvēlnes opciju Pārvaldīt tagus. Tas ļauj lietotājiem pēc vajadzības izveidot, rediģēt un dzēst atzīmes.

kā atteikties no 365

Kā skatīt tagus programmā SharePoint Office 365

Lai skatītu tagus programmā SharePoint Office 365, lietotāji var izmantot lentes izvēlnes opciju Skatīt tagus. Tiks atvērts visu ar dokumentu saistīto tagu saraksts, kas ļaus ērti ātri skatīt un rediģēt tagus pēc vajadzības.

Secinājums

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 ir efektīvs veids, kā racionalizēt dokumentu pārvaldību un nodrošināt, ka dokumentus ir viegli atrast un tiem piekļūt. Veltot laiku marķēšanas stratēģijas ieviešanai un ievērojot marķēšanas paraugpraksi, lietotāji var izmantot SharePoint Office 365 meklēšanas un filtrēšanas iespējas, lai ātri atrastu dokumentus.

Saistītie bieži uzdotie jautājumi

Kas ir SharePoint marķēšana?

SharePoint tagu pievienošana ir process, kurā dokumentiem pievieno etiķetes vai tagus, lai tos klasificētu un sakārtotu. Šie tagi ļauj lietotājiem ātri atrast dokumentus un citu saturu, kas ir saistīts ar noteiktu tēmu vai projektu. Lietotāji dokumentiem var pievienot tagus manuāli, vai arī tos var pievienot automātiski pati SharePoint. Atzīmes var arī koplietot vairākās SharePoint vietnēs, tādējādi atvieglojot dokumentu meklēšanu un atrašanu.

SharePoint tagu pievienošana arī palīdz palielināt lietotāju iesaisti saturā. Ļaujot lietotājiem ātri atrast saturu, kas ir saistīts ar viņu interesēm, viņi, visticamāk, būs iesaistīti un paliks vietnē ilgāk. Tas var novest pie tā, ka lietotāji biežāk izmanto SharePoint un kopumā uzlabos lietotāja pieredzi.

Kā atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365?

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 ir vienkārša. Dokumentu bibliotēkā atlasiet dokumentu, kuru vēlaties atzīmēt. Pēc tam lentē noklikšķiniet uz atzīmju un piezīmju ikonas. Tiks atvērts logs, kurā varat ievadīt tagus, kurus vēlaties izmantot. Katram dokumentam varat pievienot vairākas atzīmes, un šīs atzīmes būs redzamas ikvienam, kam ir piekļuve dokumentam.

Kad atzīme ir pievienota, to var izmantot, lai bibliotēkā ātri atrastu saistītos dokumentus. Lai meklētu dokumentus ar noteiktu tagu, vienkārši ievadiet taga nosaukumu meklēšanas lodziņā. Pēc tam SharePoint parādīs visu dokumentu sarakstu ar šo tagu. Tādējādi ir vieglāk atrast dokumentus, kas saistīti ar konkrētu tēmu vai projektu.

Kādas ir dokumentu marķēšanas priekšrocības programmā SharePoint Office 365?

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 piedāvā vairākas priekšrocības. Pirmkārt, tas ļauj lietotājiem ātri meklēt saistītos dokumentus un saturu. Tādējādi lietotājiem ir vieglāk atrast vajadzīgo informāciju, netērējot laiku, manuāli sijājot vairākus dokumentus.

antimalware service izpildāmā lielā atmiņa

Otrkārt, dokumentu marķēšana palīdz arī uzlabot lietotāju iesaisti. Ļaujot lietotājiem ātri atrast saistīto saturu, viņi, visticamāk, paliks vietnē ilgāk un vairāk iesaistīsies saturā. Tas palīdz lietotājiem palielināt SharePoint pieņemšanu un uzlabo vispārējo lietotāja pieredzi. Visbeidzot, dokumentu marķēšana palīdz arī sakārtot dokumentus un saturu, ļaujot lietotājiem vieglāk atrast vajadzīgo.

Kā pārvaldīt tagus programmā SharePoint Office 365?

Tagu pārvaldība programmā SharePoint Office 365 ir vienkārša. Lai pārvaldītu atzīmes, atveriet bibliotēku, kurā vēlaties pārvaldīt tagus. Pēc tam lentē noklikšķiniet uz atzīmju un piezīmju ikonas. Tiks atvērts logs, kurā varēsit skatīt, pievienot un dzēst atzīmes. Varat arī pārdēvēt esošās atzīmes un pievienot piezīmes katram tagam.

Turklāt varat skatīt ar katru tagu saistīto dokumentu sarakstu. Tas ļauj ātri atrast dokumentus, kas saistīti ar noteiktu tēmu vai projektu. Varat arī pievienot atzīmes dokumentiem no šī loga, tādējādi atvieglojot ātru atzīmju pievienošanu vairākiem dokumentiem vienlaikus.

Vai varu koplietot tagus vairākās SharePoint vietnēs?

Jā, jūs varat koplietot tagus vairākās SharePoint vietnēs. Lai to izdarītu, atveriet bibliotēku, kurā vēlaties koplietot tagus. Pēc tam lentē noklikšķiniet uz atzīmju un piezīmju ikonas. Tiks atvērts logs, kurā varēsit skatīt, pievienot un dzēst atzīmes.

Lai kopīgotu atzīmi, noklikšķiniet uz kopīgošanas pogas blakus atzīmei. Tiks atvērts logs, kurā varēsit atlasīt SharePoint vietnes, ar kurām vēlaties koplietot tagu. Kad esat atlasījis vietnes, noklikšķiniet uz kopīgot, lai kopīgotu tagu ar šīm vietnēm. Tas ļauj lietotājiem ātri atrast dokumentus, kas ir saistīti ar noteiktu tēmu vai projektu neatkarīgi no tā, kurā SharePoint vietnē viņi atrodas.

Vai es varu automātiski atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365?

Jā, jūs varat automātiski atzīmēt dokumentus programmā SharePoint Office 365. Lai to izdarītu, atveriet bibliotēku, kurai vēlaties pievienot tagus. Pēc tam lentē noklikšķiniet uz atzīmju un piezīmju ikonas. Tiks atvērts logs, kurā varēsit skatīt, pievienot un dzēst atzīmes.

Kad esat izveidojis tagus, kurus vēlaties izmantot, varat iestatīt automatizētu tagu pievienošanas darbplūsmu. Šī darbplūsma dokumentiem automātiski pievienos atzīmes, kad tie tiks augšupielādēti vai pārveidoti. Tādējādi ir viegli nodrošināt, ka dokumenti vienmēr ir pareizi marķēti un sakārtoti. Automatizēto darbplūsmu var iestatīt tā, lai tā darbotos pēc noteikta grafika vai to varētu aktivizēt konkrēti notikumi.

jauns vhd

Dokumentu marķēšana programmā SharePoint Office 365 ir neticami noderīgs veids, kā sakārtot un ātri atrast dokumentus. Veicot tikai dažas vienkāršas darbības, varat ātri iestatīt atzīmes un ātri lietot tās dokumentiem. Tas var palīdzēt atvieglot dokumentu pārvaldību, kā arī palīdzēt nodrošināt, ka ikviens birojā var ātri atrast vajadzīgos dokumentus. Izmantojot SharePoint Office 365, dokumentu pārvaldību var padarīt vienkāršu.