Kā lietot koplietojamo pastkastes saglabāšanas politiku pakalpojumā Office 365

Kad runa ir par datu saglabāšanu drošībā, viena no labākajām lietām, ko varat darīt, ir lietot koplietojamo pastkastes saglabāšanas politiku pakalpojumā Office 365. Tas palīdzēs nodrošināt, ka jūsu dati ir pareizi aizsargāti un ka jūs vienmēr varat tiem piekļūt, kad nepieciešams. uz. Ir daži dažādi veidi, kā iestatīt koplietojamo pastkastes saglabāšanas politiku, taču vissvarīgākais ir pārliecināties, ka izprotat iespējas un to darbību. Viena no pirmajām lietām, kas jums jādara, ir izlemt, kāda veida datus vēlaties saglabāt un cik ilgi. Ir divi galvenie datu veidi, kurus varat saglabāt: ziņas un vienumi. Ziņojumi ir visizplatītākais datu veids, ko cilvēki vēlas saglabāt. Ziņojumus varat glabāt noteiktu laika periodu vai arī uz visiem laikiem. Priekšmeti ir retāk sastopami, taču tie var būt tikpat svarīgi. Vienumi ietver tādas lietas kā kontaktpersonu saraksti, kalendāra vienumi un uzdevumi. Varat glabāt vienumus noteiktu laika periodu vai saglabāt tos mūžīgi. Kad zināt, kāda veida datus vēlaties saglabāt, jums ir jāizlemj, cik ilgi vēlaties tos saglabāt. Ir trīs galvenās iespējas: 1. Saglabājiet noteiktu laiku 2. Saglabājiet mūžīgi 3. Izdzēsiet pēc noteikta laika Katrai opcijai ir savas priekšrocības un trūkumi, tāpēc pirms lēmuma pieņemšanas tie rūpīgi jāizsver. Kad zināt, kāda veida datus vēlaties saglabāt un cik ilgi, jums ir jāiestata saglabāšanas politika. Ir daži dažādi veidi, kā to izdarīt, taču vissvarīgākais ir pārliecināties, ka saprotat iespējas un to darbību. Viens no labākajiem veidiem, kā iestatīt saglabāšanas politiku, ir izmantot Office 365 iebūvētās opcijas. Lai to izdarītu, dodieties uz Office 365 administrēšanas centru un noklikšķiniet uz cilnes Atbilstība. No turienes jūs redzēsit atbilstības opciju sarakstu. Ritiniet uz leju līdz sadaļai “Saglabāšana” un noklikšķiniet uz saites “Pievienot saglabāšanas politiku”. Tiks atvērts saglabāšanas politikas vednis. Pirmā lieta, kas jums jādara, ir piešķirt savai politikai nosaukumu. Pēc tam jums ir jāizvēlas datu veids, ko vēlaties saglabāt un cik ilgi. Varat arī izvēlēties piemērot politiku visiem lietotājiem vai tikai konkrētiem lietotājiem. Kad esat veicis atlasi, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt. Jūsu politika tagad tiks piemērota visiem atlasītajiem lietotājiem. Ja vēlaties piemērot politiku tikai konkrētiem lietotājiem, varat to izdarīt, Office 365 administrēšanas centrā atverot cilni “Atbilstība” un noklikšķinot uz saites “Saglabāšana”. No turienes jūs redzēsit visu izveidoto saglabāšanas politiku sarakstu. Atrodiet politiku, kuru vēlaties piemērot konkrētiem lietotājiem, un noklikšķiniet uz saites Rediģēt. Ritiniet uz leju līdz sadaļai 'Tvērums' un noklikšķiniet uz saites 'Pievienot lietotājus'. Šeit varat atlasīt konkrētus lietotājus, kuriem vēlaties piemērot politiku. Kad esat veicis atlasi, noklikšķiniet uz pogas Saglabāt. Tagad jūsu politika tiks piemērota konkrētiem atlasītajiem lietotājiem.

Ja vēlaties zināt kā lietot koplietojamu pastkastes saglabāšanas politiku Office 365, pēc tam izlasiet šo ziņu. Saglabāšanas politika ir uzglabāšanas tagu kolekcija kas nosaka, kā tiek saglabātas mapes un atsevišķi vienumi (piemēram, e-pasts un balss pasts). vispārējā pastkaste Office 365, pirms tie tiek arhivēti vai neatgriezeniski dzēsti. Daudzām biznesa organizācijām atbilstības nolūkos ir aktīvi jāglabā pastkastīšu saturs. Saglabāšanas politikas palīdz pārvaldīt riskus, kas saistīti ar informācijas zudumu, kas var izraisīt juridiskas komplikācijas.

Kā lietot koplietojamo pastkastes saglabāšanas politiku pakalpojumā Office 365

Lai koplietotai pastkastei lietotu saglabāšanas politiku, jums ir jāizveido saglabāšanas atzīmes un jauna saglabāšanas politika, jāpievieno atzīmes politikai un pēc tam jāpiemēro politika koplietotajai pastkastei.

ielādējot tīmekļa lapas izcelsmi, radās kļūda

Tā tu vari lietot koplietojamo pastkastes saglabāšanas politiku pakalpojumā Office 365 :

1. Pierakstieties EAC.
2. Izveidojiet personīgās saglabāšanas atzīmes.
3. Izveidojiet jaunu saglabāšanas politiku.
4. Saglabāšanas politikai pievienojiet personīgās atzīmes.
5. Lietojiet saglabāšanas politiku koplietotajai pastkastei.

Apskatīsim to sīkāk.

1] Pierakstieties EAC

Pierakstieties EAC (https://outlook.office365.com/ecp), izmantojot savus administratora akreditācijas datus.

ir draiverfix drošs

Padoms: Izmantojiet savu pārlūkprogrammu privātajā/inkognito režīmā, lai piekļūtu Exchange administratora kontam. Tas neļaus pārlūkprogrammai automātiski atlasīt jūsu pašreizējos akreditācijas datus, kad dodaties uz vietni.

2] Izveidojiet personīgās krātuves atzīmes

Saglabāšanas tags var būt kāds no šiem trīs veidi :

1. Noklusējuma politikas tags (DPT) — automātiski attiecas uz visu pastkasti.
2. Saglabāšanas politikas tags (RPT) - automātiski tiek lietots noklusējuma mapē (Iesūtne, Nosūtīts utt.) un
3. personāla diena - Lietotāji manuāli lieto atsevišķiem vienumiem un mapēm.

Izmantojot personisko tagu, varat izveidot izņēmumu noklusējuma politikas tagam vai saglabāšanas politikas tagam. Piemēram, ja DPT saka dzēst visus vienumus pēc 5 gadiem, varat izveidot izņēmumu “paziņojumiem”, kas tiks dzēsti pēc 7 dienām, izmantojot personīgo tagu.

Lai izveidotu personīgo tagu, izpildiet šos norādījumus:

1. Nospiediet atbilstības pārvaldība Exchange administrēšanas centra vadības paneļa kreisajā rūtī.
2. Pēc tam noklikšķiniet uz uzglabāšanas birkas cilne lapas augšdaļā.
3. Jūs redzēsit esošo saglabāšanas tagu sarakstu. nospiest plus (+) ikona šī saraksta augšdaļā.
4. Izvēlieties lietotāji lieto vienumiem un mapēm (privāti) parādītajā nolaižamajā sarakstā.
5. Lai ienāktu Vārds , aizturoša darbība, un Glabāšanas laiks lai atzīmētu jauns tags, ko lietotāji izmantojuši vienumiem un mapēm (personiski) logs.
6. Klikšķiniet uz Saglabāt pogu.

Tāpat varat izveidot papildu atzīmes, kas tiks pievienotas jūsu koplietotās pastkastes politikai.

Lasi arī: Kāda ir atšķirība starp Microsoft Office un Microsoft 365?

datora zābaki melnā ekrānā ar mirgojošu kursoru

3] Izveidojiet jaunu saglabāšanas politiku

1. Iet uz saglabāšanas politikas cilne kas parādās atbilstības pārvaldības lapas augšpusē. Jūs redzēsit esošo politiku sarakstu.
2. Klikšķiniet uz plus (+) ikonu, lai izveidotu jaunu politiku.
3. Ievadiet atbilstošo Vārds par politiku.
4. Pievienojiet politikai vienu vai vairākus tagus (kā aprakstīts nākamajā sadaļā).
5. Klikšķiniet uz Saglabāt pogu.

Lasi arī: Instalējiet grupas politikas pārvaldības konsoli operētājsistēmā Windows 11/10. .

4] Saglabāšanas politikai pievienojiet personīgās atzīmes.

1. Saglabāšanas politikas logā noklikšķiniet uz pluszīmes (+). Tas tiks atvērts atlasiet krātuves tagus logs, kurā parādīts pieejamo tagu saraksts.
2. Atlasiet izveidotos personiskos tagus un noklikšķiniet uz pogas Pievienot pogu.
3. Pēc tam noklikšķiniet uz Labi pogu.

5] Lietojiet saglabāšanas politiku koplietotajai pastkastei.

1. Exchange administratora konta kreisajā rūtī noklikšķiniet uz saņēmējiem .
2. Pēc tam noklikšķiniet uz ģenerālis augšējā cilne. Jūs redzēsit esošo sarakstu vispārējās pastkastītes .
3. dubultklikšķi koplietotajā pastkastē, kurai vēlaties piemērot politiku.
4. Nospiediet pastkastes funkcijas kreisajā panelī.
5. Izvēlieties politiku, izmantojot pogu Saglabāšanas politika kritums.
6. Klikšķiniet uz Saglabāt pogu.

Piezīmes:

1. Tikai administratori var izveidot un lietot saglabāšanas politikas koplietotajām pastkastēm pakalpojumā Office 365.
2. Lai tiem piemērotu saglabāšanas politikas, jūsu pastkastēs ir jābūt vismaz 10 MB datu.
3. Saglabāšanas politika parasti stājas spēkā 7 dienu laikā.
4. Varat izveidot vienu vai vairākus saglabāšanas tagus, taču pastkastei vienlaikus var lietot tikai vienu saglabāšanas politiku. Tāpēc visus tagus, ko vēlaties lietot pastkastei, saistiet ar vienu saglabāšanas politiku.

Vai varam piemērot saglabāšanas politiku koplietojamai pastkastei?

Jā. Saglabāšanas politiku varat lietot koplietotai pastkastei, izmantojot pastkastes funkcijas opciju. To var atrast, veicot dubultklikšķi uz koplietotās pastkastes ģenerālis cilne iekšā saņēmējiem EAC sadaļā. Ņemiet vērā, ka pastkastei vienlaikus var piemērot tikai vienu politiku. Tātad, jums ir jāsaista visi nepieciešamie tagi ar vienu politiku, kuru plānojat lietot pastkastē.

neizdevās atlasītā sāknēšanas ierīce

Kā mainīt noklusējuma saglabāšanas politiku pakalpojumā Office 365?

Kā Office 365 pastkastei piemērot saglabāšanas politiku?

Varat lietot saglabāšanas politiku vienai vai vairākām pastkastēm pakalpojumā Office 365. izmantojot EAC . Lai piemērotu saglabāšanas politiku vienai pastkastei, dodieties uz Adresāti > Pastkastes . Pēc tam atlasiet vajadzīgo pastkasti un noklikšķiniet uz pogas rediģēt augšējā ikona. Nospiediet Pastkaste Īpatnības pa kreisi. Nolaižamajā sarakstā atlasiet saglabāšanas politiku un noklikšķiniet uz Saglabāt pogu. Lai piemērotu saglabāšanas politiku vairākām pastkastēm, atlasiet vairākas pastkastes, izmantojot Shift vai Ctrl taustiņu. Pēc tam atlasiet Papildu opcijas > Saglabāšanas politika > Atsvaidzināt . Pēc tam atlasiet vajadzīgo politiku Lielapjoma piešķiriet saglabāšanas politiku un noklikšķiniet uz Saglabāt pogu.